Hybride werken: meer dan technische middelen

In de hedendaagse werkomgeving, waar hybride werken steeds meer een wens is en wellicht de norm wordt, staan IT-managers voor unieke uitdagingen. Het gaat niet alleen om het faciliteren van technologie, maar steeds vaker ook om het begrijpen en ondersteunen van de menselijke factor binnen onze organisaties. In mijn boek Waar is je online kantoor? beschrijf ik hoe we behoefte hebben aan een digitale ruimte waar we kunnen verbinden. Verbinding is namelijk de voorwaarde voor slimmere digitale samenwerking.

De beste ruimte die je daarvoor kunt inzetten is een online-community. Die community wordt door de juiste inrichting en gebruik dan het online-kantoor van je bedrijf. Het opzetten van een community, die zowel interne als externe gebruikers (wanneer daarvoor uitgenodigd) omvat, is een essentieel onderdeel van deze nieuwe werkelijkheid. Maar hoe zorgen we ervoor dat deze transitie soepel verloopt, zowel op menselijk als op technologisch vlak?

Vooropgesteld dat mijn technische kennis lang niet het niveau haalt van die van een IT-manager, is het belangrijk om wat ik schrijf te lezen met een open houding. Techniek kan soms, en in sommige gevallen terecht, heel dwingend zijn. Het is echter zaak om nieuwe scenario's en de bijhorende menselijke ervaring mee te nemen in de overwegingen.

Allereerst is het cruciaal om te erkennen dat, hoewel we misschien de neiging hebben om alles in één systeem te willen vatten, de realiteit vaak vraagt om het toevoegen van een extern platform, ook al hoeft het niet altijd zo te zijn. Zo kunnen bijvoorbeeld Microsoft-gebruikers makkelijk Viva Engage inzetten. Dat kan een heel goed begin zijn.

Ervaring leert wel dat andere platformen soms beter uit de verf komen. Dat heeft te maken met de core business van verschillende oplossingen. De community moet niet alleen intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, maar ook goed integreren met de bestaande IT-infrastructuur. Een van de sleutelaspecten hierbij is de implementatie van Single Sign-On (SSO)-mogelijkheden. SSO zorgt ervoor dat gebruikers met één set inloggegevens toegang hebben tot alle benodigde systemen en platforms, wat de gebruikservaring aanzienlijk verbetert en de beveiliging verhoogt.

Een ander cruciaal element in de opzet van een succesvolle hybride werkomgeving is de toegang tot een centrale repository, ofwel een 'single source of truth'. Deze repository moet voor iedereen in de organisatie, inclusief uitgenodigde externe gebruikers, gemakkelijk toegankelijk zijn. Het waarborgt dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie, wat essentieel is voor consistentie, efficiëntie en transparantie in het werkproces. Oh... dit ook vanuit je smartphone of tablet. Het ontbreken hiervan is een showstopper voor digitale samenwerking.

Bij het kiezen van een communityplatform en de onderliggende serverinfrastructuur moeten we ook rekening houden met het bedrijfsbeleid en de veiligheidsnormen. De keuze voor cloud-based oplossingen of on-premises servers moet in lijn zijn met de organisatorische richtlijnen en de gegevensbeschermingseisen. Wanneer dat schuurt, wordt het heel belangrijk om de voor- en nadelen te overwegen. Dit vereist een zorgvuldige afweging en planning, maar ook een flexibele houding om aan te passen aan veranderende omstandigheden.

Het is ook belangrijk om te begrijpen dat een community geen statisch gegeven is; het is een levend organisme dat voortdurend evolueert en aandacht vereist. Regelmatige evaluatie en aanpassing van de community-structuur, de beschikbare tools en de gebruikerservaring zijn essentieel om de betrokkenheid en productiviteit te maximaliseren. Dit omvat ook het verkennen van integratiemogelijkheden met externe diensten via API's, die de functionaliteit van onze community kunnen uitbreiden en verrijken.

Als IT-managers moeten we deze uitdagingen niet alleen zien als technische vraagstukken, maar ook als kansen om de manier waarop we werken te transformeren. Door de juiste technologische oplossingen te combineren met een diep begrip van de menselijke aspecten van hybride werken, kunnen we een omgeving creëren die zowel productief als plezierig is voor iedereen.

Laten we deze reis naar hybride werken omarmen met een open geest en een bereidheid om te leren en aan te passen. Al deze facetten en meer heb ik beschreven in mijn boek Waar is je online-kantoor, waar je ook een geheime ingang vind tot de lezersclub in mijn community.
Samen kunnen we een toekomst bouwen waarin technologie en menselijkheid hand in hand gaan, ten dienste van meer balans en slimmere organisaties.